10 Vorteile für ein zentrales digitales Informationsmanagement im Unternehmen

 

 

Im digitalen Informationsmanagement steht das Unternehmen und dessen digitale Mobilität im Mittelpunkt.

Erst nach einer intensiven Auseinandersetzung mit den Unternehmens-Zielen, den Abläufen und den Ressourcen im Betrieb, aber auch unter Berücksichtigung der Digitalreife der Mitarbeiter und der bestehenden Datenspeicherung im Unternehmen, werden digitale Hilfsmittel gestaltet.

Der Umgang mit Unternehmensdaten ist besonders gewinnbringend, wenn der digital verarbeitende Betrieb ganzheitlich verstanden wird und die Vernetzung nicht nur mit technischer Fachkenntnis, sondern auch nach betriebswirtschaftlichen, datenschutzrechtlichen und vor allem nutzerorientierten Aspekten vermittelt wird. Unter diesem Blickwinkel werden Geschäftsdaten verwaltet und Informationstechnologien weiterentwickelt. 

Ein digitales Informationsmanagement sieht für jeden Betrieb anders aus. Die erforderlichen Maßnahmen werden gemeinsam mit der Unternehmensführung erarbeitet.

Was wird über ein digitales Informationsmanagement im Betrieb gewonnen?

  1. Über die Arbeit im Informationsmanagement entsteht nach und nach ein digitales Informationsbild Ihres Unternehmens und den betrieblichen Verarbeitungsprozessen. Es wird ersichtlich welche Daten in welcher Form im Unternehmen zur Verfügung stehen und wo es noch informative Lücken gibt. 
    Diese Transparenz ist die Voraussetzung für alle weiteren Digitalisierungsvorgänge.

  2. Bei allen informationstechnischen Anforderungen liegt der Fokus auf dem gesamten Informationsfluss in ihrem Unternehmen (= digitaler Workflow). Eine Datenerfassung erfolgt nicht isoliert, sondern wird möglichst betriebswirtschaftlich effizient in das Unternehmenssystem eingebunden. Zeitintensive retrospektive bzw. doppelte Erfassungsvorgänge werden nach Möglichkeit vermieden.

  3. In der Dokumentation finden bereits während der Erfassung Sorgfalt und Detailtreue den berechtigten Stellenwert. Bereits von Beginn an entsteht eine hochwertige valide Datenbasis für den Informationsworkflow. Aufwandsintensive Pflegearbeiten werden weitgehend vermieden.

  4. Der Datenschutz und die Datensicherheit finden auch bei Routinevorgängen zunehmend die erforderliche Beachtung. Häufig wird übersehen, dass es für die Beschaffung und den sicheren Betrieb von Informationstechnik gesetzliche Vorgaben gibt, bei deren Verletzung ein Organisationsverschulden oder sogar echter Schaden entsteht, für den die Geschäftsführung verantwortlich gemacht werden kann. Ein 100% Schutz auf digitale Datenspeicherung gibt es nicht, aber es können im Unternehmen entsprechende Controlling-Maßnahmen für den Schutz der wesentlichen Daten und digitalen Arbeitsprozesse getroffen werden.

  5. Der Informationsaustausch und der Datentransfer zu externen Stellen wird strategisch ausgerichtet. Abgabetermine und Vorbereitungszeiten werden eigenverantwortlich eingeplant, ohne dass fristenbedingter Arbeitsstau entsteht. Der unternehmensrelevante Informationsaustausch wird aktuell erfüllt.

  6. Fundierte Daten sorgen für Objektivität und helfen bei der Orientierung. Mit Belegdaten werden wichtige Entscheidungen untermauert. Datenmaterial wird aktiv im Unternehmen genutzt und fördert die Handlungsfähigkeit bei der Vernetzung mit anderen Unternehmen.

  7. Pflegeprozesse finden kontinuierlich Beachtung. Bestehende Datenkataloge und Strukturen werden systematisch gepflegt und immer wieder praxisorientiert ausgerichtet nach der Prämisse: soviel Information wie nötig und sowenig wie möglich. Das schließt auch eine Rückführung bzw. eine 'Verschlankung' von Strukturen mit ein. Die inhaltliche Informationslandschaft bleibt dadurch aktuell und effizient. Überfrachtung wird vermieden.

  8. Der Fokus im Informationsmanagement schließt vor allem zur zeitsparenden Organisation den Einsatz aktueller Internettechnologien mit ein. Durch den Einsatz von neuen Medien können zeitgemäße Anpassungen im Umgang mit Informationen für ihr Unternehmen abgeleitet werden. Dies ist wichtig, um dem wachsenden Informationsanspruch effizient begegnen zu können. Deshalb steht im Informationsmanagement das Web im Mittelpunkt.

  9. Komplexe Anforderungen erfordern ein agiles Projektmanagement. Anforderungen werden zielorientiert ausgerichtet. Ausgangslage ist der IST-Zustand, der Ablauf wird in leistbare Teilschritte aufgegliedert, die im Verlauf kontinuierlich reflektiert und angepasst werden. Das erfordert Flexibilität auf allen Ebenen, ganzheitliches Denken und klarer Informationsaustausch über stete Kommunikation, damit das Vertrauen in unüberschaubare IT-Prozesse nicht verloren geht. Somit können sich auch komplexe Themen kontinuierlich weiterentwickeln.

  10. Informationsmanagement bewahrt das unternehmerische Wissen und fördert einen kontrollierten und effizienten Umgang im Betrieb mit digitaler Information. Daten sind die Grundlage für Informationsaustausch und Kommunikation. Informationsmanagement fördert somit die digitale Handlungsfähigkeit im Unternehmen.


Dokumentation & Information
Ellen Langenstein
Mühlacker